Domestic regulations

Domestic regulations LNVH

English follows Dutch

De Stichting Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren (LNVH) heeft als doel het bevorderen van een evenredige vertegenwoordiging van vrouwen binnen de universitaire gemeenschap. Voor het bereiken van dit doel kent de stichting ‘aangeslotenen.'

Aangeslotenen
Definitie: Aangeslotenen bij het netwerk zijn vrouwelijke hoogleraren en vrouwelijke UHD's, die door het invullen van hun profiel op de website LNVH toestemming hebben gegeven in het netwerkbestand te worden opgenomen.

Rechten en plichten van aangeslotenen en bestuur

• Aangeslotenen dragen bij aan het vergroten en in stand houden van het netwerk door nieuw benoemde (of tot nu toe onbekende) vrouwelijke hoogleraren/UHD's attent te maken op het bestaan van het netwerk;
• Het bestuur neemt contact op met betreffende vrouwen door het sturen van informatie over het netwerk;
• Het bestuur van het LNVH heeft het bestand van aangeslotenen onder haar beheer;
• Aangeslotenen kunnen te kennen geven wanneer zij een vergadering van het bestuur willen bijwonen, waarbij het bestuur het recht behoudt om ook besloten vergaderingen te houden;
• Na schriftelijk verzoek van drie aangeslotenen of op verzoek van het bestuur kunnen niet-aangesloten vrouwelijke hoogleraren een bestuursvergadering bijwonen;
• Op verzoek kunnen verslagen van (niet besloten) vergaderingen worden toegezonden;
• Het bestuur is verplicht om:
  a. bij bestuurswisselingen de aangesloten hoogleraren te informeren over nieuwe kandidaten,
      tegenkandidaten kunnen op voordracht van vijf aangesloten hoogleraren worden ingediend;
  b. bij uitgaande persberichten er naar te streven de aangeslotenen te raadplegen en in ieder geval
      tijdig te informeren.
• Het bestuur is verplicht de aangeslotenen te raadplegen over:
  a. de hoogte van de donatie;
  b. statutenwijzigingen;
  c. gebruik databestand.

Bijeenkomsten

• Het bestuur organiseert jaarlijks voor de aangeslotenen een bijeenkomst, waarin verantwoording wordt afgelegd over de bestuursactiviteiten;
• Naast bespreken van het jaarverslag wordt aandacht geschonken aan:
  a. lopende activiteiten;
  b. geplande activiteiten;
• De bijeenkomsten worden tijdig bekend gemaakt en gehouden op een makkelijk te bereiken plaats op een in overleg gekozen datum en tijd;
• Aangeslotenen krijgen ruimschoots gelegenheid om agendapunten aan te dragen;
• Deze bijeenkomsten kunnen ook door niet-aangesloten vrouwelijke hoogleraren en UHD's worden bijgewoond;
• Verder kan het bestuur themabijeenkomsten en andere activiteiten die aansluiten bij de wensen van de aangeslotenen organiseren;
• Op verzoek kunnen bijeenkomsten worden georganiseerd voor bepaalde groeperingen uit het netwerk, bijv. behorende tot een bepaalde discipline, universiteit, etc.

Communicatie

• Het bestuur stelt de aangeslotenen jaarlijks, en voorts zo vaak als nodig is, op de hoogte van:
  a. het jaarverslag;
  b. mededelingen over ondernomen activiteiten;
  c. voor het netwerk belangrijke ontwikkelingen;
  d. relevante artikelen e.d.;
  e. mededelingen e.d. op verzoek van (een van de) aangeslotene.
• Bij de communicatie wordt met name gebruik gemaakt van e-mail en internet (website)

Financiën / donatie

• De aangeslotenen dragen door het betalen van een jaarlijkse donatie bij aan de geldmiddelen van het netwerk;
• De hoogte van de donatie wordt jaarlijks in een bijeenkomst van de aangeslotenen vastgesteld;
• De jaarlijkse donatie betreft geen verplichting;
• Het bestuur van de stichting als wel de aangeslotenen krijgen een vergoeding voor t.b.v. de stichting gemaakte kosten. Hiertoe dienen van tevoren schriftelijke afspraken te worden gemaakt

Het bestand (inhoud en gebruik)

• In het bestand worden alle voor het netwerk relevant geachte (persoons)gegevens opgeslagen (zie profiel op extranet);
• Uitbreiding van de gegevens in het bestand is in overleg met de aangeslotenen mogelijk (bijv. van lidmaatschappen van maatschappelijke en/of academische commissies/besturen);
• Op verzoek kunnen overzichten worden gegeven aan de aangeslotenen.

Besproken op Netwerkbijeenkomst d.d. 29 november 2001
Vastgesteld door het bestuur d.d. 7 februari 2002, webversie maart 2010

Domestic regulations

It is the goal of the Dutch Network of Women Professors foundation to promote an equal representation of women within the academic world. The foundation has affiliates to achieve this goal.

Affiliates
Definition: affiliates of the network are women professors and associate professors who, by uploading their profile to the LNVH website, have given permission to be added to the database.

Rights and obligations of  affiliates and board

• Affiliates contribute to maintaining and expanding the network by informing newly appointed (or hitherto unknown) women professors/ associate professors of the existence of the network;
• The board will contact the women in question by sending information regarding the network;
• The board of the LNVH manages the database;
• Affiliates can express their desire to attend meetings of the board, while the board reserves the right to hold closed meetings;
• Women professors who are not affiliated can attend board meetings after three written requests are submitted by affiliates;
• Minutes of (non closed) meetings can be forwarded if so requested;
• The board is obliged to:
  a. inform affiliated professors of new candidates in the event of (partial) changes to the board,
     opposing candidates can be submitted if nominated by at least five affiliated (associate-)
     professors;
  b. strive to consult and, at the very least, timely inform affiliates of outgoing press releases.
• The board is obliged to consult affiliates over:
  a. the amounts for donations;
  b. changes in statutes;
  c.  the use of the database.

Meetings

• Every year, the board will organise a meeting in which the board will account for its activities;
• Apart from the annual report, the following will be discussed:
  a. current activities;
  b. planned activities;
• The meetings will be announced on time, and held in an easily accessible location, at a pre-determined date and time;
• Affiliates will have plenty of opportunity to put forward items for the agenda;
• These meetings can be attended by non-affiliate professors and associate professors;
• Furthermore, the board can organise themed meetings, or other activities to accommodate the needs of its affiliates;
• If so requested, meetings can be organised to cater for certain groups within the network (e.g. groups of women within a certain discipline, or university).

Communication

• The board informs the affiliates on an annual basis, or as often as is necessary of the following:
  a. the annual report;
  b. information on activities that have been undertaken;
  c. developments that have bearing on the network;
  d. relevant publication, and suchlike;
  e. announcements at the request of (one of) the affiliates;
• For its communication, the board will mainly use e-mail and the internet (website).

Finances/ donations

• Affiliates contribute financially by giving an annual donation to the network;
• The amount of the donation is set annually at a meeting of affiliates;
• The annual donation is by no means an obligation;
• The board of the foundation, as well as affiliates, receive a remuneration for costs incurred at the behest of the foundation. A written agreement has to be drawn up, beforehand.

The database (content and use)

• All personal details that are relevant to the network are recorded in the database (see profile on extranet);
• Additions to personal details in the database can be done in consultation with the affiliates (e.g. membership of public and/or academic committees/ boards);
• Excerpts can be forwarded to affiliates upon request.

As determined by the board on the 7^th of February 2002, web version March 2010